Deze voorwaarden gelden tussen jouw school en MV MGMT BV, vanaf het moment dat je ze aanvaardt. De verwerkersovereenkomst maakt er onlosmakelijk deel van uit.
Versie 2026-10-16.2
EHBzoco is een dienst van MV MGMT BV, besloten vennootschap met zetel te Rijvers 57, 9930 Lievegem, ondernemingsnummer BE 1026.868.526, RPR Gent, afdeling Gent — hierna “wij” of “MV MGMT”. Te bereiken op info@ehbzoco.be.
“U” of “de school” is de onderwijsinstelling die de dienst gebruikt.
EHBzoco is software waarmee een school haar onderwijsbeleid onderbouwt. Een zorgcoördinator, een beleidsondersteuner of iemand van de directie verzamelt er gegevens over leerlingen en klassen, analyseert ze, en zet er doelen, acties en evaluaties op. De dienst omvat onder meer: leerlingen en klassen, een zorgprofiel per leerling, SES-kenmerken, toetsresultaten, leesniveaus en rapporten, afwezigheden, vragenlijsten die leerlingen zelf invullen, de analyse van die gegevens, en een beleidsplan met doelen, indicatoren, acties en evaluaties.
Wij leveren de software als dienst, via het internet, op onze infrastructuur. Wij leveren geen advies over leerlingenbegeleiding, geen medische of psychologische beoordeling, en geen enkele vorm van hulpverlening. De analyses, indicatoren en sociogrammen zijn hulpmiddelen. Wat ze over een leerling of een klas zeggen, en wat er daarna gebeurt, beslist de school.
3.1 U bestelt via het bestelformulier op de website. Bij het bestellen aanvaardt u deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst, die er onlosmakelijk deel van uitmaakt. Daarna zet u uw school zelf op in de applicatie.
3.2 Bevoegdheid. Wie deze voorwaarden aanvaardt, verklaart daartoe door de school gemachtigd te zijn en de school te kunnen binden. Wij mogen op die verklaring vertrouwen en zijn niet gehouden ze te onderzoeken. Blijkt ze onjuist, dan is dat geen grond om de overeenkomst als onbestaande te beschouwen voor wat er tot dan verwerkt is.
3.3 Wij mogen een aanmelding weigeren of een account sluiten wanneer wij redelijkerwijs vermoeden dat de dienst gebruikt wordt buiten wat in artikel 5 staat.
4.1 De prijs is de prijs die bij uw aanmelding bevestigd is. Het tarief dat vandaag geldt, de eenheid waarop het berekend wordt en wat er in het pakket zit, staan op de prijzenpagina. Bij tegenspraak tussen die pagina en uw bevestiging geldt de bevestiging.
4.2 Een tijdelijke korting geldt voor de periode die bij de aanmelding vermeld is, en verlengt niet automatisch.
4.3 U betaalt per jaar, vooraf. Het eerste contractjaar begint op de dag van uw bestelling en duurt twaalf maanden; elk volgend contractjaar begint op de verjaardag van die dag, de verlengdatum. U krijgt per contractjaar een factuur met een betaaltermijn van dertig dagen na factuurdatum.
4.4 Bij niet-betaling na een schriftelijke aanmaning met een termijn van veertien dagen mogen wij de toegang opschorten. Opschorting doet niets af aan onze verplichtingen uit de verwerkersovereenkomst: uw gegevens blijven staan en blijven opvraagbaar zoals in artikel 8 beschreven.
4.5 Wij mogen de prijs aanpassen. Een nieuwe prijs gaat alleen in op een verlengdatum, ten hoogste één keer per twaalf maanden, en wij delen ze ten minste twee maanden vóór die verlengdatum mee. Gaat u niet mee, dan zegt u op zoals in artikel 7.1; u betaalt de nieuwe prijs dan niet.
4.6 Aantal leerlingen. De prijs wordt berekend op het aantal leerlingen dat u bij de bestelling opgeeft, met ten minste het minimum dat in uw bevestiging staat. Dat aantal geldt voor het hele contractjaar: verandert het in de loop van het jaar, dan factureren wij niets bij en storten wij niets terug. Vóór elke verlenging vragen wij u het aantal te bevestigen, en de verlenging wordt op dat aantal gefactureerd. Hebben wij vóór de verlengdatum geen antwoord, dan geldt het laatst opgegeven aantal.
5.1 U gebruikt de dienst voor het onderwijsbeleid van uw eigen school en de begeleiding van uw eigen leerlingen, en voor niets anders.
5.2 U bent verantwoordelijk voor wie u toegang geeft. Wie toegang krijgt, is beheerder of zorgcoördinator; de naam van de rol zegt niets over iemands functie op school. Beide zien en wijzigen alle gegevens van de school; alleen een beheerder beslist wie er toegang heeft. Welke persoon welke rol krijgt, beslist u.
5.3 U zorgt ervoor dat de betrokkenen — leerlingen, ouders — geïnformeerd zijn zoals de AVG dat van u als verwerkingsverantwoordelijke vraagt, ook over de vragenlijsten die leerlingen zelf invullen, en dat er een grondslag is voor de verwerking.
5.4 U voert geen persoonsgegevens in van leerlingen van een andere school, en geen gegevens die u zelf niet mag verwerken.
6.1 Wij doen redelijke inspanningen om de dienst beschikbaar te houden, maar geven geen gegarandeerde beschikbaarheid. Er is geen SLA.
6.2 Onderhoud dat de dienst onbeschikbaar maakt, kondigen wij aan wanneer dat mogelijk is, en plannen wij buiten de schooluren wanneer dat kan.
6.3 Wij mogen functies toevoegen, wijzigen of verwijderen. Verwijderen we een functie waar u wezenlijk op steunt, dan melden we dat twee maanden vooraf en kunt u tegen die datum opzeggen. Wat u betaald hebt voor het deel van het lopende contractjaar na die datum, storten wij dan naar rato terug.
7.1 De overeenkomst loopt per contractjaar en verlengt telkens stilzwijgend met een contractjaar. U kunt opzeggen tot en met de dag vóór de verlengdatum, zonder opzegvergoeding en zonder reden, met een e-mail aan info@ehbzoco.be. De overeenkomst eindigt dan op de verlengdatum. Wat u voor het lopende contractjaar betaald hebt, wordt bij uw opzegging niet terugbetaald, behalve in de gevallen van artikel 6.3, 7.2, 7.3 en 11.
Wij kunnen op dezelfde manier opzeggen tegen een verlengdatum, maar met een opzegtermijn van ten minste drie maanden.
7.2 Elke partij mag onmiddellijk beëindigen bij een zware tekortkoming van de andere die na schriftelijke aanmaning en een termijn van dertig dagen niet rechtgezet is. Eindigt de overeenkomst zo door een tekortkoming van ons, dan storten wij wat u betaald hebt voor het deel van het lopende contractjaar na de einddatum naar rato terug.
7.3 Wij mogen beëindigen wanneer wij de dienst stopzetten, tegen het einde van het lopende schooljaar en met een opzegtermijn van ten minste drie maanden. Wat u betaald hebt voor het deel van het lopende contractjaar na de einddatum, storten wij naar rato terug.
8.1 De gegevens die u invoert blijven van u. Wij worden er op geen enkel moment eigenaar van, en wij gebruiken ze niet voor iets anders dan het leveren van de dienst aan u. Wij gebruiken ze in het bijzonder niet om modellen te trainen, en wij geven ze niet door aan derden buiten de sub-verwerkers in de lijst met sub-verwerkers.
8.2 Bij het einde van de overeenkomst kunt u tot dertig dagen na de einddatum een export vragen. Wij maken die voor u op, in CSV of Excel. Daarna verwijderen wij de gegevens, uiterlijk zestig dagen na de einddatum. Bewaartermijnen tijdens de looptijd staan in de verwerkersovereenkomst.
8.3 Wat wij over uw account en over het gebruik van de dienst zelf verwerken — en waarvoor wij dus zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn — staat in de privacyverklaring.
De software, het ontwerp en de documentatie blijven van MV MGMT. U krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. U mag de software niet namaken, decompileren of aan derden ter beschikking stellen.
10.1 Onze aansprakelijkheid is per contractjaar beperkt tot het bedrag dat u voor dat contractjaar betaald hebt.
10.2 Wij zijn niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, gederfde winst, of verlies van gegevens dat te wijten is aan uw eigen handelen.
10.3 De beperkingen in 10.1 en 10.2 gelden niet bij bedrog, opzet of zware fout, noch voor schade aan personen, noch voor wat de wet niet toelaat te beperken.
10.4 U vrijwaart ons voor aanspraken van derden die voortkomen uit een inbreuk op artikel 5.
Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging die uw rechten of onze verplichtingen wezenlijk raakt, melden wij ten minste dertig dagen vooraf per e-mail aan de beheerders van uw organisatie. Gaat u niet mee, dan kunt u binnen die dertig dagen opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat; wat u betaald hebt voor het deel van het lopende contractjaar na die datum, storten wij dan naar rato terug. Blijft u de dienst daarna gebruiken, dan geldt de nieuwe versie.
Elke versie heeft een versienummer en een datum. Wij bewaren welke versie u wanneer aanvaard hebt.
Belgisch recht. Geschillen behoren tot de bevoegdheid van de ondernemingsrechtbank te Gent. Partijen spreken af eerst te proberen het onderling op te lossen.